La función BUSCARV en Excel
La función BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un
rango de datos, es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que
coincide con el valor que estamos buscando. Un ejemplo sencillo que
podemos resolver con la función BUSCARV es la búsqueda dentro de un
directorio telefónico.
Si queremos tener éxito para encontrar el teléfono de una persona dentro
del directorio telefónico de nuestra localidad debemos tener el nombre
completo de la persona. Posteriormente habrá que buscar el nombre dentro
del directorio telefónico para entonces obtener el número correcto.
Crear una tabla de búsqueda
Para poder utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas
condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la
información organizada de manera vertical con los valores por debajo de
cada columna. Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los
datos de manera vertical (por eso la “V” en su nombre) hasta encontrar
la coincidencia del valor que buscamos.
Por ejemplo, nuestro directorio telefónico debería estar organizado de la siguiente manera:
Otra condición que forzosamente debemos cumplir es que la primera
columna de nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los
valores de esa columna deben identificar de manera única a cada una de
las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servirá como la
columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual.
Algo que debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que si existen otras
tablas de datos en la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila
en blanco por debajo y una columna en blanco a la derecha de la tabla
donde se realizará la búsqueda. Una vez que la tabla de búsqueda está
lista podemos utilizar la función BUSCARV.
Sintaxis de la función BUSCARV
La función BUSCARV tiene 4 argumentos:
Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la
primera columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en
comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el
valor buscado. Excel no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de búsqueda que contiene todos
los datos donde se tratará de encontrar la coincidencia
del Valor_buscado.
Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la función
BUSCARV encuentre una coincidencia delValor_buscado nos devolverá como
resultado la columna que indiquemos en este argumento. El
Indicador_columnas es el número de columna que deseamos obtener siendo
la primera columna de la tabla la columna número 1.
Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir,
puede ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la función
BUSCARV realizará una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada
(VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos
una búsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la
tabla de búsqueda esté ordenada de manera ascendente para obtener los
mejores resultados.
Ejemplo de la función BUSCARV
Para probar la función BUSCARV con nuestra tabla de búsqueda ejemplo que
contiene información de números telefónicos seguimos los siguientes
pasos:
En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar.
En la celda E2 comienzo a introducir la función BUSCARV de la siguiente manera:
=BUSCARV(
Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e
introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de la
función:
=BUSCARV (E1,
Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de
datos sin incluir los títulos de columna. Para el ejemplo será el rango
de datos A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda debo
introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento:
=BUSCARV (E1, A2:B11,
Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función
BUSCARV me devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la
celda E1. Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y por
lo tanto la columna Teléfono es la columna número 2. De igual manera
finalizo el tercer argumento con una coma (,):
=BUSCARV (E1, A2:B11, 2,
Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer una búsqueda exacta del nombre.
=BUSCARV (E1, A2:B11, 2, FALSO
Funcionamiento de las tablas dinámicas
Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran
cantidad de maneras diferentes para poder obtener la información que
necesitamos. En esta ocasión explicaré el funcionamiento básico de una
tabla dinámica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información
sobre las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una
columna con los productos de la empresa, también la ciudad donde se
vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.
Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el
total de ventas por producto. Así que lo que necesitas hacer es sumar
las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para
obtener el reporte. En lugar de utilizar fórmulas podemos utilizar
una tabla dinámica para obtener el resultado deseado. Una tabla
dinámica nos permite hacer una comparación entre diferentes columnas de
una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinámica de la siguiente manera:
Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla
de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de
nuestra tabla dinámica:
Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y
los agrupará en la tabla dinámica, es decir, colocará los valores únicos
de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo
mismo para especificar las columnas de la tabla dinámica.
Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que serán calculados y resumidos en la tabla dinámica:
Así tendrás un reporte que compara las ciudades y los productos y para
cada combinación obtendrás el total de ventas. Lo más importante que
quiero transmitir con este artículo es que las tablas dinámicas te
permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer
comparaciones entre ellas para poder realizar un buen análisis de la
información.
Función SI Excel (Y-O)
La función SI en Excel está dentro del grupo de funciones Lógicas y nos
permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera.
La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al
resultado obtenido en la prueba lógica.
Los argumentos de esta función son:
Prueba lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para conocer si el resultado es VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que el resultado de la Prueba_lógica sea VERDADERO.
Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado de la evaluación es FALSO.
Además de la funcion SI, esta la podemos combinar con la funciones Y e O:
Función Y: Devuelve el valor VERDADERO, si se verifican todas las condiciones.
Función O: Devuelve el valor VERDADERO, si se verifica una de las condiciones.
La mejor manera de entender como funcionan estás funciones es viendo los siguientes videos:
EJEMPLOS:
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